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Réussir l’écrit Professionnel

Toute entreprise , en dépit de son statut, de sa vocation, de sa dimension…est obligée de communiquer avec des tiers ( assureurs, banquiers, fournisseurs, clients…) ou avec ses collaborateurs à l’intérieur de l’ entreprise.

Cette communication a lieu soit verbalement- quand les parties étant en présence- soit par écrit quand il n’a pas d’autres moyens de les joindre. En fait cette seconde forme est préconisée au vu du développement de l’entreprise : un responsable ne peut donner à chacun des ordres, demander des explications au personnel séparément… Il conviendrait, dans ce cas de faire prévaloir l’écrit comme étant une nécessité conjoncturelle et un besoin intrinsèque de l’entreprise.

En fait, l’écrit dans l’entreprise, dit “écrit professionnel ” ; dépend de la finalité qui lui a été réservée, il invite souvent à l’action, il peut permettre de :

*- informer      : note, procès-verbal…

*- demander    : lettre, rapport, demande…

*- commander : note, circulaire; consignes…

Il n’est pas besoin de préciser que le siècle en cours sera le siècle de l’information et de la communication. L’entreprise devra relever un autre défi : celui de la création, de la gestion; de la diffusion et de la capitalisation de l’information. L’administration- ou encore le geste administratif que tous et chacun fait en rédigeant une correspondance- est en amont et en aval de la décision pour la préparer, la suivre, l’exécuter, la classer, la documenter…

De ce fait, il est fondamental d’accorder toute l’importance qui lui est due à cet aspect de la communication : toue information a une signification propre et un support spécifique qui en font les caractéristiques. Elle nécessiterait à cet égard; appréciation et analyse. Cela fait appel à des capacités variées, des qualifications et des compétences diverses

L’objectif de cette action est de donner des atouts conceptuels et idéologiques à tout un chacun en matière de rédaction des plus importants écrits professionnels : Le compte rendu et le rapport.

Spécificités de l’administration :

Il est indéniable que l’entreprise doit avant tout avoir certaines caractéristiques propres qui lui permettent de répondre à des besoins de réglementation, d’organisation, d’éthique… Il s’agit notamment de :

  1. Le respect de la hiérarchie
  2. La responsabilité
  3. L’objectivité
  4. La courtoisie
  5. La prudence
  6. La précision

Le compte rendu

1/- définition:

” On entend par compte rendu le récit, la relation d’un événement, l’exposé d’une situation ou d’une question auxquels le narrateur a assisté activement ou non “

Cette relation se veut objective, précise, exacte de ce qui s’est passé sans que le rédacteur ait à prendre parti, à intervenir personnellement pour le commenter. Il n’a pas à formuler, à l’intention du ou des destinataires du document, aucune proposition d’action émanant directement de lui. Il n’interprète pas les faits en vue d’une conclusion. Il ne propose pas de solutions qui lui soient propres. S’Il lui arrive d’analyser les faits, c’est pour mieux les définir, pour mieux les situer dans l’ensemble auquel ils se rattachent, bref pour mieux informer le lecteur du document.

Le compte rendu n’est soumis à aucune forme particulière. Il est établi soit au cours même de l’événement, au fur et à mesure que se déroulent les faits soit a postériorité (mais dans le délai le plus court possible alors que l’événement est encore proche dans le mémoire) en utilisant les données recueillies pendant l’événement : notes, prises en sténographie ou sur ruban magnétique des paroles échangées, documents de travail utilisés au cours de la réunion, etc.…

2/-  Principaux comptes rendus :

Les principaux CR sont :

  • Le compte rendu de réunion: (session, assemblée, audience, débat.
  • Le compte rendu de gestion (D’activité ou rapport moral)
  • Le compte rendu d’accident de personne

3/- Opérations indispensables à l’établissement d’un CR :

  • Etablissement d’un plan :

Celui-ci est fourni par l’œuvre elle-même ou par la chronologie des événements dont on rend compte. Mais il s’agit seulement d’un cadre. Le compte rendu s’adresse à un destinataire qui attend des informations d’un type déterminé : un même spectacle donnera lieu à des CR différents selon qu’on écrit pour des lecteurs d’un quotidien à grand tirage ou pour les abonnés d’une revue spécialisée. En fait, lorsqu’un supérieur demande qu’on lui présente le CR d’une étude ou d’un stage…il en espère la réponse à certaines questions précises

L’établissement d’un plan n’est jamais un simple inventaire, il suppose :

*- Un effort d’analyse qui dégage l’essentiel pour le lecteur.

*- Un effort de synthèse qui aboutisse à des déductions logiques

Préparation de la matière :

Avant de rédiger, il faut recueillir les éléments de la rédaction :

  • Les références indispensables à une bonne intelligence de l’objet du compte rendu
    • Les citations les plus importantes s’il s’agit d’une réunion, les répliques significatives s’in s’agit d’une audience, les caractéristiques ou les mesures fondamentales s’il s’agit d’un appareil, d’une opération technique.
  • Rédaction :

Il faut se soumettre aux règles de la composition françaises en se rappelant, cependant, que la clarté et la cohérence l’emportent sur l’élégance et l’originalité. Le lecteur ne doit éprouver ni peine, ni embarras. Et, pour éviter toute équivoque, il est parfois nécessaire d’expliquer un mot, de reprendre une idée…

Le CR est souvent pour celui qui le lit, un instrument de travail. De ce point de vue, la présentation est essentielle :

*- Il est utile de ménager une marge assez importante et aérer le texte.

*- Il est conseillé de souligner certains termes et de mettre en évidence certaines conclusions.

*- Il est recommandé de visualiser les arguments…

Analyse d’un CR de réunion:

Le CR de réunion comprend ordinairement :

  1. Un exposé qui fait connaître le cadre et les circonstances dans lesquels s’est déroulé la réunion.
  2. Un développement consacré à la narration du fond des différentes phases de la réunion.
  3. Une finale qui marque la fin de la réunion.

A/- L’exposé:

Il indique la nature, l’objet, la date et l’heure de la réunion, le lieu où elle s’est tenue et avec quelles personnes, cela sans détails inutiles mais avec une précision minutieuse. Cet exposé peut consister soit en une phrase, faisant partie du texte du CR, soit en un titre qui précède le texte et qui tient lieu de préambule pour la présentation du document. La narration des opérations commence alors aussitôt après la mention de ce titre.

Exemple I :

Les responsables de ….. se sont réunis le 15/10/2003 à partir de 16 heures au bureau de M. JAMALI.

Exemple II :

Dans le but de trouver des solutions aux problèmes posés par la gestion actuelle des flux, il s’est tenu une réunion le 15/10/2003 à 08 heures à la salle de réunion.

Exemple III :

Vendredi 03/102003, s’est tenue, à 15 heures, à la salle de réunions de DEK/AK/S, une réunion en vue d’examiner les possibilités d’organisation et d’harmonisation des activités entreprises au niveau du Service.

Avaient assisté à ce débat : MM.: AB – QP – Z

S’était excusé                      : M. CD – QP –  Z

Etait porté absent               : KL- QP – Z.

NB :

  • Indiquer les noms des personnes ayant assisté tout suite après l’exposé .Le(s) nom(s) de personne(s)  ayant prévenu de leur absence  (réelle ou plausible) et parfois, mais c’est exceptionnel, le nom des personnes habilitées à participer et absentes sans s’être excusées au préalable.
  • Quant à la présence ou non des personne, il importe d’éviter toue erreur (on ne s’en remettra pas à la seule liste des convocations.)
  • Eviter toute erreur quant à leur nom, qualification…(les fautes d’orthographe dans un nom propre ne sont jamais admissibles.).  Il en est de même pour la confusion de qualité, titre ou fonction…

B/- Le développement :

Le développement est consacré à la relation des actes de l’assemblée: sujets examinés, débats, discussions décisions prises ou envisagées…

La rédaction du développement respecte ordinairement la chronologie des faits : les faits sont narrés dans l’ordre même où ils se sont succédé dans le temps. Ce procédé est le plus commode et le plus sûr pour donner une image exacte de la manifestation

La liste des questions qui doivent être examinées au cours de la séance constitue l’ordre du jour de la réunion. Celui-ci est porté à la connaissance des personnes intéressées (par lettre individuelles, note,  communiqué…) assez tôt pour qu’elles puissent prendre leurs dispositions pour assister à la réunion, se documenter, réfléchir sur les questions qui seront débattues.

Il n’est pas possible, en principe, de débattre en séance des questions qui ne figurent pas dans l’ordre du jour : c’est d’abord une courtoisie à l’égard des participants qui doivent en être mis au courant et étudier à l’avance les problèmes qui seront abordés. C’est aussi une règle de prudence à l’égard des responsables de la réunion qui pourraient n’être pas suffisamment préparés à diriger, à soutenir le débat sur des points imprévus. Toutefois, pour permettre une certaine initiative aux participants lors de la tenue de la réunion, l’ordre du jour peut comporter, en dernier lieu, et c’est fréquent, la mention “Divers” ou “Questions diverses” ce qui permet d’évoquer des problèmes secondaires auxquels le rédacteur de l’ordre du jour peut ne pas avoir pensé et se rattachent à l’objet principal de la réunion.

C/- La finale :

Le CR de réunion s’achève, en principe, sur l’exposé du dernier fait relaté. Mais, il faudrait en marquer l’heure de fin et en préciser si l’ordre du jour est entièrement débattu.

Exemple I :

Les vœux de fin de session sont déposés. L’ensemble tout entier s’y associe. L’ordre du jour est épuisé, la séance est déclarée close et elle est levée à 17 heures.

NB :

Lorsqu’il s’agit de réunions ayant un caractère périodique, le CR indique, si elle a arrêté avant la fin du débat, l’ordre du jour de la session à venir, la date et le lieu (s’il n’est pas habituel) de la réunion suivante.

Exemple II :

La prochaine réunion (assemblée, débat…) aura lieu le 13/10/2003 à 14 heures à la salle des conférences  et aura à discuter les points suivants:

A/-………………….

B/-………………….

C/-………………….

L’ordre du jour est épuisé, la séance est levée à 17 H.

5/- Compte rendu d’accident de personne :

Le CR d’accident de personne doit contenir :

  • L’identification de la victime : Etat civil, qualifications

Professionnelles…..

  • Les circonstances détaillées de l’accident : Date, heure,

lieu.

  • La relation de l’accident lui-même : Un croquis, des

photos…peuvent toujours faciliter et préciser cette même relation.

  • Les conséquences de l’accident : Nature de la ou des

blessures, soins donnés, incapacité de travail à prévoir, liste des

dégâts de matériel enregistrés.

  • L’indication exacte des témoins : Noms, prénoms , service…

Le CR d’accident de personne est daté et signé par la personne qui le rédige.

Remarque :

Il est important, dans un CR d’accident, de n’omettre aucun des faits qui, non seulement aidera à comprendre comment s’est produit cet accident, mais et surtout est de nature à définir les responsabilités en cause, les conséquences dommageables.

C’est là une des raisons essentielles qui ont conduit de nombreuses entreprises, les organismes de sécurité sociale (pour les accidents de travail), les assureurs…à établir des imprimés-formulaires très détaillés qui servent à rédiger le CR ou la déclaration d’accident. Il suffit de remplir les blancs.

6/- Le compte rendu d’activité :

 a/- Définition :

Le CR d’activité est un document par lequel on rend compte à l’autorité dont on dépend de la mission dont on été chargé, de ses attributions au cours d’une période donnée.

Cette mission peut être limitée dans le temps et dans l’objet comme elle peut s’étaler sur une période relativement longue englobant l’ensemble des activités.

b/- Structure :

Comme le CR de réunion, le CR d’activité comporte 3 parties:

*- L’exposé :

C’est le préambule, l’entrée en la matière. Il indique la nature du CR , le cadre, l’objet, la période concernée.

*- Le développement :

Il s’agit de :

  • Résumer les différents aspects de l’activité.
    • Comparer avec les périodes précédentes, avec Les objectifs fixés , avec les prévisions…
    • Grouper les faits par affinité logique.
    • Fournir des éléments chiffrés sans commentaires et les classer rationnellement.

*- La finale :

Le CR d’activité s’achève en principe sur la dernière activité présentée :

” Telles sont les grandes lignes de l’activité du service…..”

Mais elle peut comporter ;

  • Un résumé ordonné du développement.
  • Une appréciation d’ensemble.

Le rapport

  1. Qu’est-ce qu’un rapport ?

Le rapport est un document qui a pour objet l’étude approfondie d’une question, l’examen raisonné d’une situation donnée en vue d’une décision à prendre par l’autorité responsable.

Traditionnellement, un rapport se compose de trois parties inégales en importance qu’on désigne sous les noms d’exposé, de développement et de conclusion. Chacune de ces parties a une utilité propre :

1/-     L’exposé fait connaître le sujet traité, l’objet du rapport.

2/- Le développement contient les explications, les justifications, les argumentations relatives au sujet traité. C’est lui qui constitue le fond du rapport. C’est lui qui doit éclairer et convaincre le destinataire.

3/-  La conclusion énonce les solutions, les propositions du rédacteur telles qu’elles découlent du développement.

  1. Qualités intellectuelles et morales du rapporteur :

La qualité du rapport est fonction de la qualité du rapporteur. Il est des règles intellectuelles et morales auxquelles tout rapporteur doit obéir et n’enfreindre sous aucun prétexte.

Il ne doit ni subordonner l’information qui est à la base du rapport à une doctrine, à un intérêt plus ou moins avouable, ni passer sous silence des faits qui rendraient insoutenables les conclusions auxquelles on est a priori, bien décidé à arriver, ni altérer et faire gauchir selon les besoins des causes qu’on veut servir, les informations dont on dispose. C’est une faute que rien ne peut excuser.

D’autre part, un rapporteur n’a pas à se demander qu’elles sont les remarques, les réflexions et les conclusions qui sont susceptibles de plaîre au destinataire. Aucun fait n’est à retenir ou à écarter pour la seule raison qu’il serait agréable ou désagréable à la personne qui aura à prendre une décision.   Il n’est pas de démonstration solide sans l’objectivité la plus rigoureuse. Et, cette objectivité se confond, en matière du rapport avec l’exactitude et le sérieux de la documentation utilisée, l’honnêteté, du raisonnement et du jugement.

   De ce point de vue, le rapport est un document de base qui influera sur la décision que prendra en somme le destinataire. S’il est insuffisant, s’il s’écarte de son but, le destinataire qui n’a pas toujours le temps de « repenser » le sujet traité, ou parfois, il n’est pas mesure de le faire, risque ; en adoptant le point de vue qui lui est soumis ; de s’engager sur une mauvaise voie.

III- Les différentes parties du rapport :

1)  L’exposé

Son utilité :

     L’exposé renseigne tout de suite sur l’objet du rapport qui va être développé, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance, ses limites…

  • Sa forme :

    L’objet du rapport peut être :

     * Inclus dans la rédaction dont il constitue le ou les tout premiers alinéas.

* Mentionné dans un titre et repris en préambule au début de la rédaction.

* Annoncé dans la lettre, la note, le bordeaux, le manifold…qui accompagne le document et simplement repris en titre sur le rapport lui-même.

  • Ses qualités :

                  On demande avant tout à l’exposé d’être précis, bref, complet. Il doit dire en quelques lignes de quoi il s’agit. Le dire de manière directe sans remonter au déluge mais sans une sécheresse qui laisserait dans l’ombre des aspects importants du sujet traité. Il annonce, prépare et amène le développement.

Exemple 1 :

    Monsieur le……….       Conformément aux directives contenues dans votre lettre n° 1011 du 12 janvier 2002 et compte tenu des décisions arrêtées au cours de la réunion du 03 janvier 2002, je vous adresse, ci-joint, le rapport relatif aux incidences enregistrées au cours des travaux de fin d’exercice……….       Veuillez agréer, Monsieur le…………., l’expression de mes sentiments respectueux.  

Exemple 2 :

    Objet :  Rapport relatif aux incidences relevées                lors des travaux de fin d’exercice.                                                                        Le présent rapport expose : *- Dans une première partie, les incidences relevées dans le cadre même des activités. *- Dans une seconde partie, les mesures qu’i l y’aurait lieu d’apporter, après expérience, pour les éviter.  

Exemple 3 :

      Le contrôle périodique de…….a fait apparaître des incidences            importantes au niveau de…………….. Le présent rapport a pour objet de : Rechercher les causes probables.Proposer un projet, une procédure de travail qui assurerait un contrôle rigoureux et permanent.    

Remarque :

a)- Si le rapport à rédiger repose sur rapport antérieur ou sur des études préalables, l’exposé doit en faire mention et marquer la liaison entre deux documents ou séries de documents.

b)- Lorsque l’événement sur lequel porte le rapport peut donner lieu à la rédaction  de plusieurs rapports ayant chacun un objectif différent, il est bon que l’exposé souligne expressément le point de vue particulier auquel s’est placé le rapporteur.

c)- Il faut, dans certains cas, indiquer la méthode qu’on a cru devoir retenir pour rechercher les éléments constitutifs du rapport. Si d’autres méthodes ont été écartées, on en donne les raisons. Parfois même, le rédacteur aura à préciser le degré d’exactitude qu’il convient d’attribuer aux faits qu’il a utilisés dans le développement.

d)- En d’autres circonstances, le préambule aura à souligner l’intérêt du problème étudié, à situer ce problème dans le cadre plus vaste auquel il appartient. De nombreux rapports sont précédés d’un « exposé de motifs », d’une” « introduction » qui ont pour but de faire connaître au lecteur dans quelles conditions et dans quel esprit l’étude qu’on lui soumet a été entreprise.

e)- Le rapporteur doit faire connaître, le cas échéant, les sources auxquelles il a puisé la documentation dont il a eu besoin. Il n’est point, à ce sujet, de règles formelles :

  • Tantôt, les sources feront l’objet d’une mention spéciale dès l’entrée en matière.
  • Tantôt, l’énumération complète des documents.

IV- les défauts à éviter :

  1°/- Un exposé imprécis :

    Monsieur,     J’ai l’honneur de vous soumettre, ci-après, le projet qu’il m’a été demandé d’établir.  

  2°/- Un exposé ne définissant pas avec assez d’exactitude l’objet du rapport :

EX : Un rapporteur ayant à exposer son avis sur l’opportunité d’une participation à un séminaire.

    Monsieur le………     Vous m’avez demandé de vous faire connaître mon avis au sujet de la participation au prochain séminaire.  

Ou encore :

    Monsieur le……..     J’ai l’honneur de vous exposer les avantages que retirerait- on d’une participation au futur séminaire.  

( Et ce n’est pas encore tout à fait la question posée. Le rapporteur ne doit pas, a priori, écarter les raisons défavorables d’une participation)

  3°/- Un exposé incomplet, imprécis et pas assez bref.

  4°/- Un exposé ne doit anticiper ni sur le développement ni sur la conclusion.

 5°/- Le rappel des raisons qui ont motivé la rédaction du rapport, l’indication des circonstances dans lesquelles cette rédaction a été entreprise, ne doivent pas être prétexte à des développements de nature à lasser l’attention du lecteur et à lui faire perdre de vue l’essentiel du document.

V- Le verbe du rapport : personne à employer.

E La première personne du singulier : JE.

Cette forme s’emploie lorsque le rapport prend  la forme d’une lettre et que le rapporteur intervient en son nom personnel.

E La première personne du pluriel : NOUS.

Cette forme peut convenir lorsque le rapport est le fruit d’une étude collective. Le rapporteur parle alors au nom de la collectivité  qu’il représente.

Il arrive qu’un rapporteur individuel emploie également la forme « nous ». Ce pluriel de modestie, de politesse, peut, dans certaines mesures, donner plus d’aisance pour relater les faits, pour exposer les décisions à prendre. On sait que dans ce cas, il faut respecter une particularité d’accord. Exemple :

Nous sommes assuré de l’exactitude des déclarations

E La troisième personne du singulier : IL.

Cette forme est la plus usitée, et par excellence, celle du rapport du groupe. On écrit :

* Il a été demandé à M…………d’exposer les modalités de………………..

* Une visite sur les lieux de l’accident a fait constater que…….…………

* Il semble que……………………………………………………………………………

* La commission a examiné………, elle estime…………, elle propose……

* Il ne semble pas souhaitable…de l’avis de la majorité…………………..

VI- le développement :

  1. Structure fondamentale :

  Un bon développement est une construction ordonnée :

1°) – Il part de données (faits, observations, statistiques…………) sérieusement vérifiées.

2°) – Ces données servent de base à une analyse raisonnée, à une démonstration   méthodiquement conduite, à des déductions logiques.

    Il faut que l’exposé des faits et le raisonnement qu’ils servent à étayer forment un ensemble homogène et cohérent. Chacune des parties participe à la solidité du tout et contribue, pour une part, à préparer la conclusion finale.

    Un développement bien construit doit avoir disposé l’esprit du lecteur à conclure comme le rapporteur, à accepter comme logiques les propositions énoncées, les solutions retenues…

         b- Qualités et défauts :

+-Tout détail, toue remarque, toute observation, toute information retenue dans le développement, et en particulier dans l’énoncé des faits, doivent être utiles au raisonnement, doivent servir à la démonstration.

+- Il ne suffit pas de savoir choisir les éléments du développement, il faut les présenter dans un ordre rationnel.

+- On ne doit jamais perdre de vue qu’affirmer n’est pas prouver : le lien logique qui existe entre le fait constaté et la proposition à laquelle on aboutit ne doit être sous-entendu.

  1. Le vocabulaire du rapport :

                Il n’y a pas, il n’aurait y avoir un vocabulaire propre au rapport. Il est cependant des tournures, des procédés d’écriture qui sont d’un usage fréquent pour la rédaction de ce document. Le rapporteur marque les points essentiels de son développement soit par :

  • Des verbes au sens fort et précis :

*- J’ai constaté…….observé……remarqué………..vu………………………

*- Je pense…je précise…signale…souligne…confirme………………….

affirme………ajoute……..……insiste……………..(ou forme impersonnelle)

  • Des locutions destinées à renforcer le sens et à en accentuer

la portée :

*- Je dois ajouter que……………………………………………

*- J’estime devoir souligner……………………………………

*- Il est nécessaire de préciser que……..……………………

*- Je ne crois pas devoir ………….…………………………….

*- Il m’a fallu constater que……………………………………

*- Il est certain que………………………………………………

  • Il fait appel à toute une gamme de transitions qui l’aident à jalonner les diverses étapes du raisonnement, facilitent le passage d’une idée à une autre, d’un paragraphe au suivant, lient les phrases d’une argumentation, mettent en relief une remarque, un fait, un commentaire :

*- En premier lieu…tout d’abord…à première vue…

*- Il reste à voir….à chercher….à examiner…à envisager….

*- En dernière analyse….il ressort….il résulte….il apparaît……

*- En règle générale….en particulier…..en tout état de cause……

*- Au reste …..du reste…..d’une part….de l’autre….en outre……

  • D’autres expressions permettent de formuler des restrictions, des transitions, des réserves ; de limiter la portée d’un avis, d’un jugement ou d’assouplir la pensée en adaptant la rédaction à la qualité du destinataire :

*- Toutefois, néanmoins, cependant, mais; à mon avis, à mon sens, pour ma part, à titre exceptionnel, dans la mesure où, en dépit de malgré, sous cette réserve, notamment, sous ce rapport………………..

*- Il ne saurait être question de ………………………………………………….

*- Il ne faut pas sous estimer que………………………………………………..

*- Il importe de ne pas perdre de vue que …………………………………..

*- Il n’est pas douteux que …………………………………………………………

*- Ainsi, on se trouve appelé à……………………………………………………..

*- On ne peut qu’estimer justifiées les mesures prises pour ………….

D- Faut-il annoncer les grandes lignes du rapport ?

C’est là une question de circonstances :

*-  Si le rapport est bref, porte sur un sujet simple comportant peu de faits suivis d’une analyse rapide et claire, l’annonce de l’ordre que va suivre le développement pourrait alourdir le document et rompre l’équilibre, entraîner des répétitions et donc nuire à la sobriété et à l’unité de l’ensemble: elle est inutile.

*- Si, par contre, le rapport est complexe, d’une longueur importante, il est nécessaire de fournir au lecteur, dès le début et aussi en cours de développement, un guide qui l’aidera à prendre connaissance du document, à suivre la démonstration, à ne pas perdre de vue le fil du raisonnement.

VII- La conclusion :

La conclusion, dernière partie du rapport, est un aboutissement. C’est la réponse à la question posée. Sans elle, le rapport n’a pas de sens: Il est incomplet, inachevé. Elle n’a de valeur que s’il existe entre elle et le développement un rapport nécessaire, un lien profond.

La conclusion se contente de reprendre les propositions auxquelles a été conduit le rapporteur au cours du développement et de les réunir à l’exclusion de toute  autre préoccupation.

Une bonne conclusion doit donc :

*- simplement “récapituler” toutes les propositions telles qu’elles ont été établies au cours du développement.

*- N’avoir plus aucun souci de justification, à ce stade, il n’est plus question de convaincre, ce rôle appartient au développement.

*- Grouper les propositions faites dans un ordre logique (qui n’est pas dans tous les cas le même que celui qui a présidé au développement.  Ainsi, dans les rapports qui contiennent des décisions d’action. Les diverses propositions seront rangées dans l’ordre de leur exécution éventuelle.

  • C’est parfois une simple récapitulation des différentes conclusions partielles formulées au cours du développement, même s’il en résulte une sorte de répétition, car le destinataire du rapport doit pouvoir retrouver rapidement la totalité des propositions auxquelles a conduit sans avoir à parcourir l’ensemble du document.
  •  Ne comprendre aucune proposition qui n’a pas été démontrée dans le développement, à moins que cette proposition ne découle d’évidence, c’est à dire sans justification préalable d’une proposition déjà justifiée.

Défauts à éviter :

  1. La conclusion n’est pas un résumé du développement.
    1. Elle  ne doit pas dépasser ce qui été prouvé dans le développement.
    1. Les propositions énoncées ne doivent pas, en raison de leur imprécision, obliger le destinataire du rapport à demander des explications complémentaires.

Style de la conclusion :

 Tout le rapport converge vers la conclusion laquelle est génératrice d’action, un soin particulier doit être apporté à sa rédaction qui sera complète, sans ambiguïté, sans obscurité.

Mais si les propositions, avis suggestions…contenus dans la conclusion doivent correspondre à la pensée même du rapporteur et être nettes et fermes dans leur formulation de fond, leur présentation au destinataire nécessite des tournures particulières : ce n’est pas au rédacteur, souvent un subordonné, qu’il appartient de trancher. Il ne peut que suggérer les solutions possibles après en avoir exposé les données et dégagé les incidences.

C’est pourquoi la conclusion fait un fréquent usage du conditionnel. Elle écarte le ton catégorique au profit des tournures tempérant; nuançant l’affirmation, rendant ainsi sensible que c’est bien à l’autorité que la décision revient.

Exemples :

*-Il serait opportun……nécessaire………indispensable………utile…………..

….désirable…souhaitable….indiqué….de

*- Dans ces conditions, nous pensons…..nous estimons…..nous croyons…….nous sommes d’avis que……..il semble que………………………..

*- Pour ces motifs…compte tenu de ces motifs….compte tenu de ces considérations, il paraît nécessaire…. Nous proposons de …..

*- Il conviendrait….il y’aurait lieu de …..il y’aurait intérêt à ….il faudrait

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